4 étapes pour gérer l’administratif au quotidien

 

– Savant mélange de souplesse et de rigueur –

L’administratif n’en demeure pas moins la colonne vertébrale de l’entreprise.

Voici quatre principes suivants lesquels, développer une organisation serait la clé de beaucoup de vos ennuis quotidiens ⌊…⌋

        1 – Miser sur l’essentiel 

Les tâches administratives du dirigeant lui prennent du temps. Elles sont variées et souvent répétitives. Voilà pourquoi il est important d’en faire un véritable outil de pilotage et de développement de l’entreprise. Il faut faire « vite, bien et à un coût réduit ! ». Alors vous devez miser sur : le temps – le confort – la sérénité.

Elles sont variées et dépendent du type de structure/de l’activité concernées mais dans l’ensemble, on retrouve les mêmes :

– traitement du courrier,

– gestion des achats,

– gestions des ventes ou des prestations,

– rédaction des bons de commandes fournisseur/client,

– établissement des devis, des factures,

– suivi des règlements, des relances.

 

Plus spécifiquement, le dirigeant se doit aussi d’établir un suivi de la gestion de son personnel, son suivi juridique, de guetter ses obligations fiscales et sociales. Autant dire que l’ensemble de ces obligations prennent au dirigeant un temps considérable. L’organisation est donc de mise !

        2 – Etablir un classement pour « anticiper »

Il faut apprendre à planifier et organiser ses missions. Bien qu’elles soient toutes essentielles mais dépendantes les unes des autres, la première étape est de traiter rapidement l’information (courriers, mails, factures ou autres). L’idéal est de respecter une méthode pourtant toute simple : les priorités. Traiter les demandes suivant un ordre d’arrivée en fonction du degré d’urgence. Le dirigeant gagnera en amont en efficacité et en temps et le traitement de ces tâches sera plus aisé et rapide.

Autre le fait de pouvoir ainsi répondre facilement aux organismes de contrôles, le dirigeant pourra prévoir et donc anticiper à ses obligations. Une planification de ses règlements, de ses déclarations et de ses paiements de charges pourra être mise en place suivant un calendrier d’échéances.

        3 – Respecter les délais et déléguer

« S’accorder du temps ». Pour éviter les débordements et le « trop plein » d’administratif à effectuer, il est important de vous accorder du temps ponctuellement pour cette gestion. Vous éviterez ainsi d’être débordé et d’en subir les conséquences au sein de votre entreprise. Il y a, par exemple, les règles fiscales, sociales ou juridiques auxquelles l’entreprise est soumise sont toujours assorties de délais. Afin d’éviter le paiement de pénalités de retard, veillez scrupuleusement à ces délais sur votre calendrier. Il en est de même pour la gestion de vos achats. Les fournisseurs surveillent vos règlements et appliquent aussi des majorations de retard.

Même si la fonction administrative se fait autour du chef d’entreprise, celui-ci doit s’entourer d’un collaborateur (ex. une secrétaire/assistante administrative) en déléguant certaines tâches de façon claire et précise afin qu’il est conscience de ses attributions et de ses responsabilités.

Exemple : lors de la récupération de factures, cette assistante administrative pourra vérifier ces dernières à l’aide du Bon de commande et du Bon de livraison. Elle veillera à sa bonne validation et le règlement pourra ensuite être effectué par le dirigeant lui-même.

Exemple : privilégié les prélèvements automatiques et les virements sont d’excellents moyens d’éviter les impayés et donc les oublis. Ils permettent aussi de réduire le temps de gestion encore une fois « administratif ».

Le dirigeant n’engage pas son désintéressement pour la gestion de son entreprise mais conserve, au contraire, une vision plutôt générale. Il se consacre alors principalement à la mise en place de procédures plus structurées au sein des services. Il se consacre à l’amélioration de la productivité de sa structure grâce à ce temps complémentaire.

        4 – Le suivi et la réactivité

Les tâches administratives sont évolutives et demandent à ses membres d’être réactifs. La souplesse et la flexibilité de cette gestion administrative dépendent de l’organisation et de la gestion. Tout repose alors sur le suivi qu’il faut assurer ! Afin de prendre des mesures rapidement, un tableau de bord pourra être réalisé. Il mettra à tout moment en évidence ce qui est dû à l’entreprise mais aussi ce qu’elle doit (le suivi de la facturation / règlements et le suivi de la trésorerie). La qualité du suivi des facturations et consécutivement des règlements, impacte directement le délai des encaissements clients. Cette qualité de suivi de trésorerie doit permettre d’anticiper des éventuelles tensions financières.


N’hésitez pas à me laisser vos commentaires.

→ Je vous invite aussi à découvrir un autre de mes articles ci-dessous, où il est question de « se méfiez » des tarifs plus que bas et notamment ceux du low-cost : « Comment rivaliser avec la concurrence low-cost ?».

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